Обязательный переход на электронный документооборот в сфере грузоперевозок
Обязательный переход на электронный документооборот в сфере грузоперевозок
С 1 сентября 2026 года в России вступает в силу требование об обязательном оформлении перевозочных документов в цифровом формате. Разбираемся, как новые правила повлияют на работу грузоотправителей, грузополучателей и логистических компаний.
Суть и функционал ГИС ЭПДы
ГИС ЭПД (Государственная информационная система электронных перевозочных документов) — это федеральная платформа, аккумулирующая все данные о грузоперевозках в цифровом виде. Координацией работы системы занимается Минтранс России.
Важно отметить, что прямая передача документов в ГИС ЭПД осуществляется не напрямую, а через аккредитованных государством операторов информационных систем электронного документооборота (ЭДО).
Стороны цифрового взаимодействия
В цепочку электронного согласования и подписания документов вовлекаются все ключевые фигуры логистического процесса. В зависимости от специфики рейса, это могут быть:
- Грузоотправители и грузополучатели;
- Перевозчики и экспедиторы;
- Сторонние организации, привлекаемые для выполнения погрузо-разгрузочных операций.
Технические и организационные требования для бизнеса
Чтобы комфортно работать в новых реалиях и избежать задержек на складах, компаниям необходимо заблаговременно подготовить инфраструктуру:
- Оформить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) на руководителя или уполномоченных лиц.
- Настроить выпуск машиночитаемых доверенностей (МЧД) для сотрудников, имеющих право подписи.
- Заключить договор с аккредитованным оператором ЭДО / ИС ЭПД.
- Актуализировать карточку предприятия и реквизиты контрагентов.
- Внутренне регламентировать процессы работы с цифровыми документами.
Порядок заказа и согласования перевозки
Базовый алгоритм заказа услуги сохраняется: вы по-прежнему можете направить предварительный запрос на расчет стоимости любым комфортным способом — позвонить менеджеру, оставить заявку через форму на сайте или написать на корпоративную почту. Однако переход на электронный документооборот потребует от участников перевозки дополнительной подготовки и адаптации рабочих процессов. Изменения коснутся финального этапа — после согласования всех деталей маршрута и стоимости стороны перейдут к формированию и подписанию электронных документов через аккредитованных операторов ЭДО.
Перечень обязательных электронных перевозочных документов
С 1 сентября 2026 года в электронный формат переводится весь базовый пакет сопроводительной документации:
- ЭЗЗ (Электронная заявка на перевозку) — первичный документ с фиксацией характеристик груза, логистического маршрута и тарифов.ы Фиксирует договоренности между клиентом и экспедитором.
- ЭПЭ (Электронное поручение экспедитору) — официальное задание от заказчика на организацию логистического процесса.
- ЭЭР (Электронная экспедиторская расписка) — документ, подтверждающий факт принятия ТМЦ экспедитором под свою ответственность.
- ЭТрН (Электронная транспортная накладная) — главный перевозочный документ, содержащий исчерпывающие данные о грузе, подвижном составе, маршруте и сторонах сделки. Требует обязательного визирования всеми участниками цепочки.
Правила подписания электронных документов
Придание юридической силы электронным перевозочным документам осуществляется с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). В случаях, предусмотренных законодательством, допускается использование иных видов электронных подписей, если это поддерживается конкретной информационной системой.
Если документ подписывается не руководителем, а сотрудником организации, обязательным условием является прикрепление машино-читаемой доверенности (МЧД).
ООО «ШЕРЛ Транспортная Компания» активно готовится к переходу на новые стандарты электронного документооборота. Наши специалисты отслеживают все изменения в законодательстве и работают над настройкой интеграции с аккредитованными операторами ЭДО. По мере готовности мы обеспечим полное сопровождение клиентов на каждом этапе обмена электронными документами.